Một số người trong chúng ta sở hữu hoặc làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ và không thể tránh khỏi việc điều đó có thể yêu cầu chúng ta làm nhiều việc hơn là chỉ xuất hiện vì công việc. Bạn có thể được yêu cầu thực hiện các công việc vặt, đi họp hoặc các hoạt động khác được tổ chức bên ngoài cơ sở. Thông thường, sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc chỉ cần nhiều hơn một chút xăng. Điều này sẽ không sao nếu bạn chỉ phải làm điều đó một lần trong một thời gian. Nhưng việc sử dụng phương tiện cá nhân thường xuyên để đi làm cho các công việc kinh doanh lặt vặt, gặp gỡ khách hàng hoặc đi lại giữa các địa điểm của công ty, sẽ có nhiều điều cần được xem xét hơn.
Nếu bạn sử dụng phương tiện của mình cho các mục đích khác ngoài việc đi lại và đi làm, bạn nên biết về bất kỳ yêu cầu bảo hiểm nào để tránh gặp phải những rắc rối. Bảo hiểm thương mại có thể cần thiết tùy thuộc vào hình thức sử dụng và số lượng lái xe cần thiết. Bảo hiểm xe ô tô cá nhân của bạn, trừ một trường hợp ngoại lệ, có thể đủ để chi trả cho việc sử dụng xe cá nhân của bạn trong công việc kinh doanh nhẹ; nhưng, bạn đừng bao giờ cho rằng mình được bảo vệ mà không kiểm tra trước với công ty bảo hiểm của bạn. Nếu bạn bị cảnh sát chặn lại, điều này sẽ giúp bạn thoát khỏi những cơn đau đầu khi bị từ chối yêu cầu bồi thường và những trích dẫn khổng lồ về việc không đủ bảo hiểm.
Bất kỳ công ty nào cho phép hoặc bắt buộc người lao động sử dụng phương tiện cá nhân của họ cho mục đích kinh doanh đều phải nhận bảo hiểm thuê và không thuộc sở hữu riêng hoặc thêm nó vào chính sách ô tô hiện có. Bảo hiểm không thuộc sở hữu bảo vệ các phương tiện thuộc sở hữu của nhân viên nhưng được điều hành thay mặt cho công ty, trong khi bảo hiểm thuê bảo vệ các phương tiện không thuộc sở hữu của công ty hoặc người lái xe. Bảo hiểm này bổ sung cho chính sách ô tô cá nhân của người lái xe, thường được kích hoạt đầu tiên trong trường hợp xảy ra tai nạn. Các loại bảo hiểm này thường chỉ bảo hiểm cho công ty, không phải cho ô tô hay người lái xe, với mức phí bảo hiểm hàng năm thấp.
Bảo hiểm trách nhiệm đối với xe không thuộc sở hữu và xe thuê bao gồm thương tật cá nhân và thiệt hại tài sản do xe bạn thuê (bao gồm xe thuê hoặc mượn) hoặc xe không thuộc sở hữu (xe do người khác sở hữu, kể cả xe do nhân viên sở hữu). Bảo hiểm này thường được thêm vào chính sách xe kinh doanh, nhưng nếu các công ty không có, nó có thể được thêm vào chính sách trách nhiệm chung của bạn. Nó bảo vệ một công ty nếu công ty bị coi là chịu trách nhiệm pháp lý do tai nạn ô tô do chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên gây ra khi đi công tác bằng xe thuê hoặc xe không thuộc sở hữu của công ty.
Số lượng lái xe cần thiết cho mục đích kinh doanh nên được xem xét cẩn thận. Bạn đang làm tăng độ hao mòn của xe cũng như sử dụng nhiều nhiên liệu hơn khi di chuyển. Điều này có thể cần phải bảo dưỡng nhiều hơn như thay lốp, thay dầu và điều chỉnh, cùng những thứ khác. Phần lớn các công ty không trả cho bạn bất kỳ hao mòn nào trên chiếc xe của bạn xảy ra trong khi nó đang được sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Trước khi quyết định sử dụng chiếc xe của chính bạn cho các mục đích chuyên môn, hãy kiểm tra với chủ nhân của bạn để xác định xem họ có hoàn lại tiền cho số dặm cũng như hao mòn hay không.
Nếu một nhân viên có nghĩa vụ sử dụng xe riêng của họ cho các hoạt động liên quan đến công việc, thì người sử dụng lao động phải bồi thường cho họ chi phí xe cộ theo Bộ luật Lao động California 2802. Không bao gồm việc đi lại và đi làm.
Người sử dụng lao động có thể thanh toán cho nhân viên chi phí xe cộ theo ba cách. Theo tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS, chủ nhân phải bồi thường cho nhân viên với mức 0,54 đô la mỗi dặm đã lái khi sử dụng Phương thức hoàn trả số dặm. Mỗi dặm mà nhân viên lái xe phải được ghi lại và báo cáo cho công ty của họ. Khoản bồi hoàn này sẽ chi trả cho khoản bồi hoàn này. Nguyên tắc hoàn trả số dặm bay hiện tại dao động từ 50,5 xu đến 58,5 xu mỗi dặm.
Phương pháp thứ hai, Phương pháp Chi phí Thực tế là một cách tiếp cận để theo dõi chi phí chính xác của việc sử dụng phương tiện cá nhân cho các mục đích liên quan đến công việc. Mặc dù phương pháp này khá chính xác, nhưng nó thường ít được sử dụng hơn do khó khăn và tốn thời gian trong việc tính toán.
Phương thức Tổng hợp một lần là một phương thức thanh toán duy nhất, trong đó người sử dụng lao động trả một lần cho nhân viên chi phí xe ô tô và không yêu cầu nhân viên ghi lại số km đã lái xe cho các mục đích liên quan đến công việc. Theo Bộ luật Lao động California 2802, khoản tiền một lần phải bao gồm các chi phí thực tế khi sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc. Bạn có thể dễ dàng tự nghiên cứu mã lao động địa phương của mình.
Khi mùa thuế đến, hầu hết những người sử dụng phương tiện cá nhân để đi làm sẽ chọn cách khấu trừ số km của họ thay vì chi phí thành từng khoản. Nếu đây là năm đầu tiên của bạn với chiếc xe, bạn có thể muốn ghi chú và giữ lại biên lai để hỗ trợ cho bất kỳ phương pháp nào trong ba phương pháp và sau đó quyết định lựa chọn tốt nhất vào cuối năm.
Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm nếu bạn sử dụng phương tiện cá nhân của mình để vận chuyển những thứ thương mại. Trong một số tình huống, có thể là một ý kiến hay để bảo hiểm các mặt hàng của bạn khi chúng đang vận chuyển. Ngay cả khi công ty của bạn không yêu cầu bạn có bảo hiểm để vận chuyển sản phẩm, việc bảo vệ bạn khỏi bị hư hỏng hoặc mất mát có thể là lợi ích tốt nhất của bạn. Bất cứ điều gì có thể xảy ra khi lái xe và bạn có thể muốn tránh phải thay thế hoặc sửa chữa tài sản bị hư hỏng hoặc mất mát.
Để xác định xem có nên sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc hay không, chúng ta hãy thảo luận về những ưu và nhược điểm khác nhau mà nó mang lại:
Nếu bạn đang nghĩ đến việc sử dụng ô tô của mình cho công việc, có một số lợi ích cần xem xét.
Lợi ích về thuế
Không phải tất cả các yếu tố đều bất lợi. Các khoản khấu trừ thuế là một lợi ích của việc lái xe cá nhân của bạn để kinh doanh. Bạn có thể yêu cầu khấu trừ thuế cho số dặm bạn đã đi chỉ cho mục đích kinh doanh. Ngay cả khi bạn sống xa nơi làm việc, bạn cũng không thể yêu cầu chi phí xe hơi để lái xe từ nhà đến cơ quan hoặc ngược lại. Nếu công ty của bạn bồi thường cho bạn các khoản phí tương tự, bạn không thể yêu cầu chúng trên tờ khai thuế của mình. Chỉ yêu cầu nó nếu bạn tự bỏ tiền túi ra trả.
Các khoản khấu trừ xe liên quan đến công việc là một loại khấu trừ thường xuyên và không khó để yêu cầu một cách hợp lý. Nếu bạn đi công tác cả ngày hoặc đêm, lái xe đến các hội nghị hoặc cuộc họp liên quan đến công việc không được tổ chức tại nơi làm việc điển hình của bạn hoặc đi lại giữa hai nơi làm việc nếu không phải là nhà của bạn, bạn có thể yêu cầu chi phí xe hơi.
Điều này cũng đúng nếu bạn lái xe từ nhà đến nơi làm việc không phải là nơi làm việc thường ngày của bạn, sau đó trở về nhà hoặc nếu bạn lái xe từ nhà đến nơi làm việc không phải là nơi làm việc quen thuộc của bạn, sau đó quay lại nơi làm việc bình thường của bạn nơi làm việc hoặc trực tiếp về nhà. Bạn cũng có thể yêu cầu chi phí ô tô nếu bạn làm việc tại nhiều địa điểm mỗi ngày và phải lái xe giữa các địa điểm đó trước khi về nhà hoặc nếu bạn phải vận chuyển các vật dụng hoặc thiết bị cồng kềnh và nặng đến và đi và không thể cất giữ chúng tại nơi làm việc.
Trên cơ sở hàng năm, IRS công bố tỷ lệ số dặm chuẩn. Số tiền bạn có thể khấu trừ vào năm 2021 là 56 xu mỗi dặm, tăng từ 57,5 xu mỗi dặm vào năm 2020. Ví dụ:nếu bạn đã lái xe 4.500 dặm vào năm 2020, khoản khấu trừ của bạn sẽ là 2.587,50 đô la.
Bạn không thể khấu trừ các chi phí thực tế của xe như bảo dưỡng, sửa chữa, xăng, thay dầu, bảo hiểm, thanh toán tiền thuê và khấu hao nếu bạn sử dụng phương pháp tiếp cận tỷ lệ số dặm thông thường. Những chi phí này đã được tính trong tỷ lệ số dặm IRS. Chỉ các chi phí không được tính trong tỷ lệ số dặm thông thường, chẳng hạn như lãi suất cho khoản vay mua xe của bạn (được chia theo tỷ lệ giữa mục đích kinh doanh và sử dụng cá nhân), phí đỗ xe và phí cầu đường cho các chuyến đi làm, mới được khấu trừ.
Một cách khác, như đã đề cập, là thực hiện theo phương pháp Chi phí thực tế. Điều này dựa trên chi phí ô tô thực tế mà bạn phát sinh. Khí, thay dầu, lốp xe, rửa xe, bảo hiểm, phí đăng ký, tiền thuê và khấu hao đều được bao gồm trong con số này.
Du lịch thoải mái
Đối với một số người, việc học lái một chiếc ô tô mới có thể khó khăn và việc bị căng thẳng khi lái một chiếc ô tô không phải của họ có thể gây căng thẳng. Vì vậy, họ có thể muốn thực hiện các công việc lặt vặt liên quan đến công việc bằng xe cá nhân của mình hơn là xe của công ty.
Đi làm bằng ô tô cá nhân cũng cho phép họ chở con cái, bạn đời hoặc các thành viên khác trong gia đình đi cùng. Bạn thậm chí có thể thả họ trên đường đi làm và dành thời gian chất lượng cho họ khi đi du lịch.
Nhược điểm của việc sử dụng phương tiện cá nhân để làm việc
Trong khi đó, những bất lợi của việc lái xe đi làm bao gồm những điểm sau đây cần xem xét.
Bạn có thể yêu cầu bảo hiểm bổ sung nếu bạn sử dụng ô tô của mình để kinh doanh hơn 50% thời gian. Công ty bảo hiểm ô tô của bạn sẽ phân loại xe của bạn là xe thương mại. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần bảo hiểm xe kinh doanh trong hợp đồng bảo hiểm của mình. Trong trường hợp này, việc sử dụng một chiếc xe đi làm hoặc mua xe thông qua doanh nghiệp của bạn, nếu bạn sở hữu một chiếc, có thể rất đáng giá.
Bạn đang tăng thêm quãng đường cho chiếc xe của mình. Dặm là số dặm, cho dù chúng liên quan đến cá nhân hay công việc, và các phương tiện có tuổi thọ giới hạn. Khi bạn lái ô tô của mình cho cả công việc và vui chơi, bạn sẽ phải trải qua nhiều dặm hơn so với cách khác, làm giảm tuổi thọ của nó.
Cuối cùng, cho dù bạn sử dụng xe của riêng mình để kinh doanh, thuê xe của công ty hay mua xe của riêng bạn như một tài sản kinh doanh phụ thuộc vào sở thích và cách sử dụng của bạn. Nếu bạn lái xe nhiều để đi công tác, bạn nên sử dụng một chiếc xe của công ty cũng được bảo hiểm bởi chính sách bảo hiểm của công ty. Tham khảo ý kiến của người sử dụng lao động, kế toán và công ty bảo hiểm để xác định lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Mục 179 của Bộ luật Doanh thu Nội địa Hoa Kỳ cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp được khấu trừ chi phí ngay lập tức để mua thiết bị kinh doanh có thể khấu hao thay vì vốn hóa và khấu hao tài sản theo thời gian. Nếu thiết bị được mua hoặc tài trợ, và toàn bộ giá mua đủ điều kiện để được khấu trừ, thì khoản khấu trừ Mục 179 có thể được thực hiện.
Xe du lịch, xe SUV hạng nặng, xe tải và xe tải được sử dụng ít nhất 50% thời gian vì các lý do liên quan đến kinh doanh sẽ đủ điều kiện để được khấu trừ thuế theo Mục 179. Ví dụ, dịch vụ vệ sinh hồ bơi có thể khấu trừ chi phí của một chiếc xe bán tải mới được sử dụng để chở khách hàng đến và đi từ nhà của họ.
Tuy nhiên, bạn phải biết về sự tồn tại của Giới hạn ô tô hạng sang. Đó là một giới hạn hàng năm về số tiền khấu hao có thể được thực hiện đối với một chiếc xe hơi sang trọng được sử dụng để kinh doanh. Số tiền này được điều chỉnh theo lạm phát mỗi năm. Các quy định hạn chế về ô tô hạng sang được đưa ra nhằm giới hạn loại và số tiền mà các tập đoàn chi cho mục đích đánh thuế.
Ô tô hạng sang được chia thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại sẽ có lộ trình khấu hao riêng. Điều quan trọng cần lưu ý là IRS sử dụng thuật ngữ “xe hạng sang” một cách lỏng lẻo, định nghĩa nó là phương tiện có bốn bánh chủ yếu được sử dụng trên đường cao tốc công cộng và có tổng trọng lượng không tải từ 6.000 pound trở xuống. 4 Nó không đề cập đến một kiểu xe cụ thể. Ngoài ra còn có các hạn chế riêng đối với xe SUV, xe tải và xe bán tải lớn.
Cho dù chỉ sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc hay cho cả mục đích cá nhân và công việc, hãy suy nghĩ về mọi thứ liên quan đến nó. Kiểm tra với nhà cung cấp bảo hiểm của bạn để xem có bất kỳ yêu cầu nào không. Kiểm tra với công ty của bạn để xem liệu họ có bất kỳ chương trình bồi hoàn nào hoặc nhu cầu bảo hiểm trách nhiệm hay không. Nếu bạn có ý định sử dụng chiếc xe cho công việc kinh doanh của mình, tốt hơn hết bạn nên mua một chiếc xe chỉ dành cho mục đích kinh doanh.
Bản chất của các hoạt động của công ty, chẳng hạn như giao hàng trực tiếp đến nhà khách hàng, thường khuyến nghị rằng thủy thủ đoàn nên bao gồm những nhân viên có phương tiện di chuyển riêng, chẳng hạn như ô tô hoặc xe máy. Mặt khác, người sử dụng lao động không thể định đoạt tài sản của người lao động một cách cưỡng bức và không có bồi thường.
Những điều bạn cần biết về việc kiểm tra trước khi mua xe
Ford F-150 2019:Điều bạn cần biết
Những điều bạn cần biết về bảo hiểm xe hơi
Xe điện 101:Những điều bạn cần biết về xe điện